Προκλήσεις στη διαχείριση των έντυπων συμβάσεων
- Οι διαδικασίες που βασίζονται σε εκτυπωμένα αρχεία να καταλαμβάνουν σημαντικό χώρο και να απαιτούν χρόνο και πόρους
- Οι αναζητήσεις εγγράφων να είναι χρονοβόρες
- Να μην είναι εφικτή η γρήγορη η επισκόπησή τους
- Κρίσιμες προθεσμίες ή περίοδοι συμβάσεων μπορούν εύκολα να παραλειφθούν
- Να προκύψουν επεκτάσεις συμβάσεων όταν δεν τηρούνται οι προθεσμίες ακύρωσης, οδηγώντας σε περιττές δαπάνες
- Ο λανθασμένος χειρισμός μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις για την μη συμμόρφωση, χαμένες ευκαιρίες και ενδεχόμενους δαπανηρούς νομικούς ελέγχους
Αντιμετωπίστε τις προκλήσεις με τη λύση ψηφιακής διαχείρισης συμβάσεων
Η διαχείριση έντυπων συμβάσεων αποτελεί μια δύσκολη εργασία από την οποία μπορεί εύκολα να προκύψουν λάθη. Όλες οι δυσκολίες της χειροκίνητης επεξεργασίας εξαλείφονται με την ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων. Η ψηφιοποίηση των συμβάσεων αφαιρεί τις εκτυπώσεις από τη διαδικασία και απλοποιεί την αποθήκευση και την ανάκτηση τους, καθώς συγκεντρώνονται όλες οι συμβάσεις σε μια κεντρική βάση δεδομένων.
Ωστόσο, κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική και η διαδικασία επιλογής και εφαρμογής της κατάλληλης λύσης πρέπει να γίνεται προσεκτικά. Η Konica Minolta υιοθετεί μια πελατοκεντρική προσέγγιση όσον αφορά την ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων, η οποία λαμβάνει υπόψη το επιχειρηματικό περιβάλλον και τις διαδικασίες εργασίας κάθε εταιρείας. Οι προσαρμοσμένες λύσεις διαχείρισης συμβάσεων σχεδιάζονται με βάση τις ανάγκες της κάθε εταιρείας.
Με την ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων της Konica Minolta κάθε έγγραφο σαρώνεται και κατηγοριοποιείται αυτόματα, ενημερώνοντας το προσωπικό και τους υπογράφοντες. Όλες οι συμβάσεις αποθηκεύονται σε μία βάση δεδομένων, ώστε όλα να βρίσκονται σε ένα μέρος. Όλοι ενημερώνονται για την κατάσταση της κάθε σύμβασης. Μερικά από τα βασικά οφέλη αυτού του τρόπου διαχείρισης είναι λιγότερα ανθρώπινα λάθη, έλεγχος εκδόσεων/ ενημερώσεων και ταχύτερες εγκρίσεις. Όλες οι πληροφορίες που χρειάζεστε θα είναι διαθέσιμες με το πάτημα ενός κουμπιού - από την αναζήτηση κειμένου σε ολόκληρο το περιεχόμενο μιας σύμβασης έως τις αναλύσεις των όρων της σύμβασης, της αξίας της σύμβασης και άλλων παραμέτρων.
Τα οφέλη για την εταιρεία σας
Με τις λύσεις της Konica Minolta για τη διαχείριση συμβάσεων, σας βοηθάμε να απελευθερωθείτε και να ανακτήσετε τον απόλυτο έλεγχο των εγγράφων και των συμβάσεών σας. Αυτό όχι μόνο συμβάλλει στην επιτάχυνση των διαδικασιών, στην εξοικονόμηση χρημάτων και στην ανακούφιση των εργαζομένων, αλλά βοηθά επίσης στη βελτίωση των σχέσεων με τους συνεργάτες της εταιρείας. Το σύστημα τυποποιεί και αυτοματοποιεί όλες τις φάσεις της διαχείρισης συμβάσεων, από τα αιτήματα συμβάσεων έως τις ροές εργασίας σύνταξης και εκτέλεσης συμβάσεων με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών (όπως το DocuSign).
Μειώνει τον κίνδυνο νομικού ή ελεγκτικού κόστους και βοηθά στον οικονομικό έλεγχο. Το σύστημα αποστέλλει ειδοποιήσεις για προθεσμίες, εγκρίσεις, αλλαγές ή ακυρώσεις και οι ομάδες διαχείρισης μπορούν να αξιοποιήσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο όλα τα πλεονεκτήματα των συμβάσεων.
Υποστηρίζει τη συμμόρφωση και την προστασία των δεδομένων μέσω εξουσιοδότησης και προσωπικών δικαιωμάτων πρόσβασης - ένα επίπεδο ασφάλειας που υπερβαίνει κατά πολύ το συμβατικό έντυπο αρχείο.
Οφέλη της Ψηφιακής Διαχείρισης Συμβάσεων
Πλήρης συμμόρφωση με τους κανονισμούς
Ελέγχονται όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με κάθε σύμβαση (όπως email, πρωτόκολλα και άλλα KPI’s κ.λπ.)
Δυνατότητα ελέγχου εκδόσεων
Εξοικονόμηση κόστους από τη δυνατότητα γρήγορων αναζητήσεων και την αξιοποίηση όλων των δυνατοτήτων διαχείρισης ψηφιακών συμβάσεων
Αυξημένη διαφάνεια χάρη στην κεντρική διαχείριση των συμβάσεων
Μέγιστη προστασία δεδομένων με διαδικασίες αρχειοθέτησης και έγκρισης
Καμία χαμένη προθεσμία χάρη στις αυτόματες υπενθυμίσεις του συστήματος
Τέλεια ενσωμάτωση στα υπάρχοντα συστήματα CRM/ERP
Αλλάξτε σήμερα τον τρόπο διαχείρισης των συμβάσεών σας
Η διαχείριση συμβάσεων είναι μια βασική επιχειρηματική λειτουργία που καλύπτει τόσο λειτουργικά όσο και νομικά θέματα και στηρίζει κάθε ουσιαστική σχέση - από τους πελάτες έως τους προμηθευτές, τους συνεργάτες, τους υπαλλήλους και τους προμηθευτές. Παρ' όλα αυτά, για πολλές επιχειρήσεις, το οργανωτικό έργο της διαχείρισης συμβάσεων παραμένει μια χειροκίνητη, βασισμένη σε χαρτί διαδικασία η οποία είναι ιδιαίτερα απαιτητική και αναποτελεσματική.
Success Stories
Πλεονεκτήματα Ψηφιακής Διαχείρισης Συμβάσεων
- Αυξήστε την Παραγωγικότητα: Με την ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων, εξοικονομείτε χρόνο και αυξάνετε την αποτελεσματικότητα των εργασιών σας. Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες σας επιτρέπουν να επικεντρώνεστε στις βασικές δραστηριότητες της επιχείρησής σας.
- Ασφάλεια & Συμμόρφωση: Με την Konica Minolta, η ψηφιακή διαχείριση συμβάσεων εξασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφά σας παραμένουν ασφαλή και συμμορφώνονται με τους νομικούς κανονισμούς, μειώνοντας τον κίνδυνο νομικών δαπανών.
- Εξοικονόμηση Χρόνου & Πόρων: Η εξαντλητική αναζήτηση και οι χειροκίνητες διαδικασίες είναι παρελθόν. Με τις λύσεις μας, η διαχείριση των συμβάσεων γίνεται απλούστερη και πιο αποδοτική.
- Προσαρμοστικότητα: Κάθε επιχείρηση είναι μοναδική. Με την Konica Minolta, λαμβάνετε προσαρμοσμένες λύσεις διαχείρισης συμβάσεων που ταιριάζουν ακριβώς στις ανάγκες και τις προδιαγραφές σας
